Case study
Portail Sharepoint
Portail d'une direction informatique
Problème
En 2019, apprenti dans cette direction, on m'a confié la refonte graphique du portail existant. Un intranet SharePoint ancien, difficile à parcourir, sur lequel j'ai produit des maquettes et des propositions de restructuration.
Le projet n'avait pas de date butoir, il avait été avorté à la fin de mon apprentissage.
Le besoin, lui, n'avait pas disparu. Les informations de la direction restaient dispersées : des groupes Yammer, des vidéos publiées sur une plateforme où personne n'allait, des fichiers partagés au coup par coup, des ressources que chacun redemandait à son voisin.
Je suis revenu en 2020 comme consultant.
Le projet est redevenu d’actualité.
Le portail a été mis en ligne fin mai 2021.
Le projet est redevenu d’actualité.
Le portail a été mis en ligne fin mai 2021.
Contraintes
La première question n'était pas de savoir à quoi le portail ressemblerait. C'était de savoir qui le maintiendrait dans deux ans.
En 2019, ma proposition consistait à construire les pages sur PowerPoint, à les exporter en images et à y poser des zones cliquables. Techniquement peu élégant, retenu pour une seule raison : n'importe quel collaborateur pouvait modifier le contenu sans passer par un développeur.
En 2021, la donne avait changé. Microsoft avait sorti sans bruit une refonte de SharePoint qui permet de créer des sites internes rapidement, quelque chose qui ressemble à un constructeur grand public. Facile à déployer. Beaucoup plus pauvre en marge de manœuvre esthétique.
J'ai gardé le critère et changé l'outil. Tout ce qui aurait rendu le portail inmaintenable a été écarté, quelle qu'en soit la qualité.
Démarche
En me documentant sur l'outil, j'ai découvert que la création d'un groupe Yammer génère automatiquement un espace de stockage SharePoint. Sans aucune règle de sécurité par défaut.
Je suis allé vérifier ailleurs, sur des documents partagés publiquement par d'autres équipes. Sur l'un d'eux, une quinzaine de personnes avaient ouvert le fichier. Plusieurs l'avaient modifié sans s'en rendre compte : pages supprimées, typographies déplacées, textes effacés. Un document de référence, altéré par ses propres lecteurs, sans que personne le sache.
J'ai donc écrit les règles de gouvernance du back-office avant de designer quoi que ce soit. Qui dépose, qui modifie, ce qui reste en lecture seule, ce qui ne remonte jamais dans un espace ouvert. Et un circuit d'approbation outillé : toute page passe en validation, l'approbateur reçoit une notification, la publication n'est effective qu'après validation totale.
Ce n'était pas une annexe au projet. C'était une contrainte que le portail devait respecter.
Design
Un point d'entrée unique pour tout ce qui concerne la direction, en français et en anglais, chaque page existant dans les deux langues.
La communication et les lettres d'information. Les vidéos publiées sur Stream, jusque-là presque introuvables parce que la plateforme n'invite pas à naviguer : les remonter était l'un des objectifs. Un espace par département, avec ses missions, son organisation, ses dépendances internes et externes. Les ressources dont un collaborateur a besoin sans savoir où les chercher : signatures de mail, modèles de présentation, éléments graphiques. Le calendrier des événements. Les communautés Yammer, celles auxquelles s'abonner et celles simplement recommandées.
Design
Faire différent avec un outil qui pousse à l'uniforme
Le nouveau SharePoint produit des sites qui se ressemblent tous. C'est le prix de sa simplicité, et c'est ce que voient les utilisateurs en premier.
Différencier ce portail sans jamais franchir la ligne du non-maintenable a occupé une bonne partie du travail. Détournements de composants, hiérarchie visuelle construite dans les marges de l'outil, système graphique appuyé sur la charte de la direction que j'avais proposée l'année précédente. Aucune ligne de code, aucune dépendance externe. Ce qui a été construit devait rester modifiable par quelqu'un qui n'y connaît rien.
Impact
Le portail a reçu le premier prix du meilleur site SharePoint public du Groupe Renault en 2021.
J'ai formé des équipes à son maintien, en insistant davantage sur les règles de gouvernance que sur le maniement de l'outil.
Une page mal publiée se corrige. Un fichier écrasé, non.
Puis d'autres directions m'ont sollicité. Une direction communication n'avait pas de portail : elle diffusait à plusieurs milliers de collaborateurs via un espace partagé non sécurisé. J'ai conçu le sien.
Elles demandaient une formation technique. Ce qui leur manquait, c'était de savoir ce qu'elles pouvaient maintenir dans la durée.